Claudia Muñoz López is a student at Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) and winner of the 2024 Digital Preservation Award for Most Outstanding Student Work in Digital Preservation
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Non-governmental organizations (NGOs) are autonomous, non-profit associations integraded by volunteer citizens who are part of civil society. They are characterized by their focus on specific social work; although their purpose is not to generate financial resources for their members, they have a formal constitution and defined objectives. Additionally, they are independent from the government but can contribute to the development of public policies.
NGOs are important because they have a prominent role in the promotion of human rights and focusing on sectors that the government not always be able to support and manage. They possess unique information about the issues and sectors in which they work. In this way, preserving their information is essential to maintain legal evidence of their activities, transparency requirements, and provide long-term support for the organization’s memory and history. However, according to the Digital Preservation Coalition (DPC), NGOs face specific contexts and challenges, such as a lack of knowledge about digital preservation, insufficient infrastructure and budget, political instability, or inadequate backups, among others.
The chapters and user groups recognized by the Wikimedia Foundation are non-profit associations dedicated to promoting Wikipedia and free knowledge, as well as Creative Commons licenses, open access, and free culture. They are integrated by volunteers and staff and vary in size and scope. This text focuses on Wikimedia Mexico.
The main purpose of this research was to establish digital preservation strategies for Wikimedia Mexico. First, I identified the organization’s digital records, their characteristics, and preservation challenges, primarily supported by the DPC’s The Global 'Bit List' of Endangered Digital Species, in its annual editions. Second, I analyzed the organization’s own perception of its management and preservation efforts. To achieve this, interviews were conducted with some Wikimedia Mexico members to explore their self-assessment, experiences, needs, and expectations about records management and digital preservation. The interviewees were selected based on their experience, roles and participation within the organization. Below are some key conclusions in each of these areas:
Self-assessment
The members of Wikimedia Mexico are aware of the information they generate, but there is a general lack of knowledge about digital preservation and Mexican legal duties.
Experiences
Since the organization was created and managed on a volunteer basis, in the early years, members focused more on core activities than preservation, a characteristic they recognize as common with other similar organizations. Later, although the hiring of paid staff marked a game changer for their activities, no dedicated resources were allocated for digital preservation.
One of the main needs and challenges they face is the lack of a clear definition of what should be preserved and what should not. This ambiguity has led to more personal than collective conservation initiatives, based on what each person considers to be "of public value." Additionally, it is important to highlight the trust placed in proprietary platforms and social media, both for the dissemination and for the organic storage of information deposite don these platforms. By the other hand, some actions that have already been taken include documenting projects and learnings in open-access academic publications.
They believe that several reasons organizations do not engage in digital preservation are the work rate (especially if voluntary), lack of time and dedicated staff or budget, general lack of knowledge on the subject, and a common belief that "everything stays on the Internet."
Needs
The main needs identified are spaces for reflection and debate about digital preservation, systematization of personal experiences and learnings, development of protocols and procedures that do not interfere with daily activities, having their own repositories and local copies to reduce dependency on proprietary software, as well as creating partnerships with cultural institutions that specialize in digital preservation.
Expectations
While there is awareness that not everything can be preserved, some proposals that could be implemented include creating a documented history of the organization, its projects, and events before the generational transition, as well as information that reveals the experience of editing Wikipedia and being part of the Wikimedia community, beyond institutional records and reports:
"I would like to find certain discussions that tell not only our story, but also the moment we were in the free knowledge conversation. We are a small but important community, and it seems we are not aware of that. In ten years, I’d like to see what we are discussing now and see if we have progressed as an organization and as a country." (Wikimedia México volunteer, 2022)
The Role of Free Knowledge in Digital Preservation
It is very common for Wikimedia community chapters and user groups to document and share their activities on Wikimedia Commons (a multimedia repository) and Meta (the wiki where chapter reports are hosted). While both platforms influence how transparency, accountability, and the movement’s memory are conceived, some issues have been encountered in their use, particularly in searching for files or categories.
Moreover, one of its characteristics is decentralisation. Since wikis are platforms that anyone can edit, different members of the community or organization can share responsibilities like generating reports, uploading photos, or categorizing content, so that activities do not depend on a single person.
Moreover, since Wikimedia’s purpose is to promote free knowledge, there is an inherent concern and commitment to ensuring that information is transparent and accessible to everyone, giving the movement a unique characteristic: it aims to share rather than restrict access to information. In this sense, it is worth reflecting how the ideology of free knowledge influences the way the Wikimedia community—and Wikimedia Mexico in particular—manages and preserves its own information, and how this ideology positions the organisation regarding actions that limit or condition access, dissemination, and preservation of knowledge.
Digital Preservation Scheme
Finally, a digital preservation scheme was developed based on international standards, models, and best practices. This scheme incorporates the observations of Wikimedia Mexico members, who identified strengths, challenges, needs, and expectations about the digital preservation of their information. In this way, the goal is for the community itself to define what it wants to preserve, with what purpose, and with which resources. The scheme is organized into short, medium, and long-term actions and is divided into organizational, social and cultural, economic, technological, legal, and documentary areas.
Digital preservation in NGOs is important and necessary to ensure access to the digital heritage they are creating—unique information that is not always protected by other institutions. Certain characteristics, such as volunteer work, lack of awareness on the topic, or limited assigned resources, bring particular challenges to their preservation efforts. Moreover, in the case of Wikimedia Mexico, free knowledge influences how they manage their information and their long-term approach to digital preservation. While the scheme presented here is a proposal to preserve Wikimedia Mexico’s digital information, it was also created to serve as a model that similar NGO’s may adapt to their own needs. On this World Digital Preservation Day, I believe these reflections can serve as a starting point to recognize these challenges and strengths, and continue the conversation on ways to address them.
Preservación digital en ONG’s: el caso de Wikimedia México
Las organizaciones no gubernamentales (ONG’s) son asociaciones autónomas y sin ánimo de lucro integradas por ciudadanos voluntarios que forman parte de la sociedad civil. Se caracterizan por realizar una labor social específica; y aunque su propósito no es obtener recursos económicos para sus integrantes, cuentan con una constitución formal y objetivos definidos. Asimismo, son independientes del Estado, pero pueden influir e incidir en la construcción de políticas públicas.
La importancia de las ONG’s radica en que suelen tener un papel destacado en la promoción de derechos humanos y se enfocan en sectores que el gobierno no siempre puede atender, por lo que poseen información única sobre el tema y el sector en el que trabajan. En este sentido, preservar su información es importante para mantener evidencia jurídica de sus actividades, cumplir con requerimientos de transparencia y contar un soporte de la memoria e historia de la organización a largo plazo. No obstante, de acuerdo con la Digital Preservation Coalition (DPC), las ONG se enfrentan a contextos y características específicas, tales como el desconocimiento sobre preservación digital, falta de infraestructura y presupuesto, inestabilidad política o copias de seguridad insuficientes, entre otras.
Los capítulos y grupos de usuarios reconocidos por la Fundación Wikimedia son asociaciones sin ánimo de lucro encargadas de difundir Wikipedia y el conocimiento libre, así como licencias libres Creative Commons, acceso abierto y cultura libre. Están integrados por personas voluntarias y staff remunerado y varían en tamaño y alcance. Este texto se enfoca en Wikimedia México.
El principal objetivo de esta investigación fue establecer estrategias de preservación digital para Wikimedia México. De esta manera, en primer lugar, se identificaron los documentos digitales de la organización, sus características y desafíos que enfrentan para su preservación, apoyado principalmente por la Bit List de la DPC en sus diversas ediciones. En segundo lugar, se analizó la percepción de la propia organización respecto a su gestión y preservación. Para lograrlo, se realizaron entrevistas a algunos integrantes de Wikimedia México para analizar su autoevaluación, experiencias, necesidades y expectativas respecto a la gestión de su información y preservación documental. Las personas entrevistadas fueron seleccionadas por su trayectoria y participación en la organización, lo cual refleja una variedad de intereses y funciones. A continuación, se presentan algunas conclusiones destacadas en cada uno de estos rubros:
Autoevaluación
Los integrantes de Wikimedia México tienen conciencia de la información que generan, pero un desconocimiento en general sobre la preservación digital y la normativa legal mexicana para llevarla a cabo.
Experiencias
Debido a que la organización se creó y gestionó de manera voluntaria, durante los primeros años los integrantes se enfocaban más en las actividades sustantivas que en la preservación, característica que reconocen como algo común con otras organizaciones similares. Posteriormente, aunque la contratación de staff remunerado significó un punto de inflexión para sus actividades, no se consideraron recursos propios para la preservación.
Una de las principales necesidades y desafíos que enfrentan es la falta de una definición clara sobre qué debe ser conservado y qué no. Esta ambigüedad provoca ha resultado en iniciativas de conservación más personales que colectivas, basadas en lo que cada quien considera "de utilidad pública". Además, es importante destacar la confianza que se ha depositado en plataformas y medios de comunicación privativos, tanto para la difusión como para el almacenamiento de la información en cada uno de ellos. No obstante, algunas acciones que ya se han llevado a cabo son la documentación de proyectos y aprendizajes en publicaciones académicas de libre acceso.
Asimismo, consideran que algunos de los motivos por lo que las organizaciones no preservan es el ritmo de trabajo (especialmente si es voluntario), falta de tiempo y de personal dedicado o presupuesto, desconocimiento general del tema y una idea generalizada de que “todo permanece en Internet”.
Necesidades
Las principales necesidades que identificaron son espacios de reflexión y debate en torno a la preservación digital, sistematización de experiencias y aprendizajes de las personas, generación de protocolos que no interfieran con las actividades cotidianas, tener repositorios propios y copias locales para dejar de depender del software privativo, así como crear alianzas con instituciones culturales expertas en preservación digital.
Expectativas
Aunque existe la conciencia de que no puede preservase todo, algunas propuestas que podrían llevarse a cabo son la creación de una historia documentada de la organización, de los proyectos y eventos antes del relevo generacional, así como información que revele la experiencia de editar Wikipedia y formar parte de la comunidad Wikimedia, más allá de los documentos y los reportes institucionales:
“Me gustaría encontrar ciertas pláticas que cuenten no solo nuestra historia, sino en qué momento de la discusión del conocimiento libre nos encontrábamos. Somos una comunidad pequeña pero importante, y parece que no lo dimensionamos. En diez años me gustaría saber lo que estamos discutiendo ahora y ver si avanzamos como organización y como país.” (Voluntaria de Wikimedia México, 2022)
El papel del conocimiento libre en la preservación digital
Es muy común que los capítulos y grupos de usuarios de las comunidades Wikimedia documenten y difundan sus actividades en Wikimedia Commons (repositorio multimedia) y Meta (wiki donde se alojan los reportes de los capítulos). Aunque ambos influyen en la manera en la que se concibe la transparencia, rendición de cuentas y memoria del movimiento, se han encontrado algunos problemas en su uso, especialmente en la búsqueda de archivos o categorías.
Además, una de sus características es la descentralización. Debido a que las wikis son plataformas que cualquier persona puede editar, diferentes integrantes de la comunidad pueden dividirse las tareas de generar reportes, subir fotografías o categorizar, por lo que las actividades no dependen de una sola persona.
Por otro lado, dado que el objetivo del movimiento Wikimedia es promover el conocimiento libre, existe una preocupación intrínseca por asegurar que la información sea transparente y accesible para cualquier persona, lo que le da una característica distintiva: el movimiento busca compartir, y no restringir, el acceso a la información. En este sentido, vale la pena reflexionar hasta qué punto la ideología del conocimiento libre influye en la manera en la que la comunidad Wikimedia y Wikimedia México en particular gestiona y preserva su propia información, y cómo esta ideología se posiciona frente a acciones que restringen o condicionan el acceso, la difusión y la preservación del conocimiento.
Esquema de preservación digital
Finalmente, se desarrolló un esquema de preservación digital a partir de estándares internacionales, modelos y buenas prácticas. Este esquema integra las respuestas y observaciones de los integrantes de Wikimedia México, quienes identificaron fortalezas, desafíos, necesidades y expectativas en torno a la preservación digital de su información. De esta manera, se busca que sea la propia comunidad quien defina qué desea preservar, con qué propósito y qué recursos puede dedicar a ello. El esquema se organiza en acciones a corto, mediano y largo plazo, y está dividido en los ámbitos organizacional, social y cultural, económico, tecnológico, legal y documental.
Conclusión
La preservación digital en ONG’s es importante y necesaria para garantizar el acceso al patrimonio digital que están creando, información única que no siempre está resguardada por otra institución. Algunas de sus características, como el trabajo voluntario, desconocimiento del tema o falta de recursos asignados, hacen que su preservación se enfrente a desafíos particulares. Además, en el caso de Wikimedia México, el conocimiento libre influye en la manera en la que gestionan su información y perciben la preservación digital a largo plazo. Aunque el esquema aquí presentado es una propuesta para preservar la información digital de Wikimedia México; también fue creado con la finalidad de que varias organizaciones no gubernamentales similares puedan adaptarlo a sus necesidades. En este Día Mundial de la Preservación Digital, considero que estas líneas pueden ser un punto de partida para reconocer esos retos y fortalezas y así continuar la conversación para enfrentar estos desafíos.
Obras consultadas
Clements, Charlotte. «Archiving for Voluntary Organisations: Digitising the Mixed economy of Welfare in Britain – Draft Guidance». Northumbria University, 2017.
———. «Records Management in Charities: A Toolkit for Improvement». British Academy, 2017. www.voluntarysectorarchives.org.uk/wp-content/uploads/2017/06/records- management-in-charities-9.pdf.
Guide to Archiving Digital Records for Volunteer and Community Groups - Digital Repository of Ireland. https://repository.dri.ie/catalog/k069p160j.
«Keeping it simple: Introductory archival guidance for voluntary small sector organisations (v. 1)». Campaign for Voluntary Sector Archives, 2012. https://www.voluntarysectorarchives.org.uk/wp-content/uploads/2013/03/Short-guidance-draft-publication-v.1.pdf.
«Los archivos de las ONGs, una memoria para compartir. Guía práctica en 60 preguntas». Sección de organizaciones internacionales. International Council on Archives, 2011. https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_NGO-archives_ES.pdf.
Morte Nadal, Tamara. «Los fondos de las organizaciones no gubernamentales. Estudio exploratorio en Aragón». Revista TRIA, n.o 22 (2018): pp . 227-247.
The Global «Bit List» of Endangered Digital Species - Digital Preservation Coalition. https://www.dpconline.org/digipres/champion-digital-preservation/bit-list.
Voutssás, Juan. Preservación del patrimonio documental digital en México. México: Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas-UNAM, 2009.