John Richan is a Digital Archivist at Concordia University.
The following blog is also available in French below:
For the third time in four years Concordia University Records Management and Archives (RMA) is participating in World Digital Preservation Day organized by the Digital Preservation Coalition. For those of us involved in digital preservation, continuing to protect and provide access to reliable, trustworthy data has reached new levels of importance during a global pandemic. Concordia, a major North American research University in Montréal, has a rich digital legacy requiring active preservation by RMA while the institution undergoes rapid digital transformation.
World Digital Preservation Day presents an annual opportunity to recognize advancements made by the global digital preservation community throughout the year. While learning with interest how external colleagues are ‘doing digital preservation’, RMA staff make a point of engaging the Day as a reflection and celebration of our development since 2017 when the Concordia RMA Digital Preservation Program was launched.
This year, Concordia Records Management and Archives has published a series of three Digital Preservation capsules on our website that illustrate how we put our Digital Preservation Strategy into action. The Strategy has helped define the scope of the program and anchor it at a high-level. The goal of the capsules is to provide a link between the efficacy of the Strategy and three real-world examples of digital preservation projects that began prior to the COIVD-19 pandemic and have continued almost seamlessly.
The Capsules:
Each capsule takes focus on a specific digital preservation challenge such as variable media or file format issues, and outlines the tools and methodologies (hardware, software, systems) being applied by RMA. They also connect the ways RMA is making digital material accessible through our online catalog and social media accounts.
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Capsule 01 – Preservation of born-digital photos
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Capsule 02 – Preservation of audio and visual material
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Capsule 03 – Preservation of optical collections
For a closer look, follow the links on our World Digital Preservation page.
The capsules are a flexible tool for digital preservation education that can be adapted for use with students, potential external donors, and other stakeholders within the University and wider community.
Being relatively new, the Concordia RMA Digital Preservation Program has the advantage of evolving with the international digital preservation community to provide entry points into its projects through World Digital Preservation Day and additional online resources. That said, the lasting implications of digital preservation at Concordia University rely as much on workflow and procedural updates and technical resolve as they do on donor engagement, daily person-to-person decision-making, and the pleasure of human collaboration at all levels.
RMA is pleased to have offered a view into these ways of working during World Digital Preservation Day 2020 and looks forward to offering an even more expansive view in 2021!
Happy World Digital Preservation Day!
Préserver les données pour de bon : l’Université Concordia applique sa stratégie
Pour la troisième fois en quatre ans, le Service de la gestion des documents et des archives (SGDA) de l’Université Concordia participe à la Journée mondiale de la préservation numérique, un événement organisé par la Digital Preservation Coalition (« coalition de préservation numérique »). Comme le savent ceux et celles qui se consacrent à la préservation numérique, continuer à assurer et à protéger l’accès à des données fiables et sûres revêt un nouveau degré d’importance en contexte de pandémie mondiale. Établissement montréalais de premier plan en Amérique du Nord, l’Université Concordia possède un riche patrimoine numérique qui exige du SGDA qu’il le préserve activement. Par ailleurs, elle connaît une rapide transformation numérique.
Chaque année, la Journée mondiale de la préservation numérique permet de mesurer les progrès réalisés depuis douze mois en matière de préservation numérique, et ce, partout sur la planète. S’ils s’intéressent à la manière dont leurs collègues de l’externe concourent à la préservation numérique, les membres du personnel du SGDA tiennent, à l’occasion de cette journée, à réfléchir à l’essor de la préservation numérique à Concordia depuis 2017 – année du lancement du programme de préservation numérique du SGDA – et à en célébrer les avancées.
Cette année, le SGDA a diffusé sur son site Web trois capsules sur la préservation numérique. Elles illustrent la mise en œuvre de la Stratégie de préservation numérique à l’Université. Cette stratégie contribue à définir la portée du programme et à la fixer à un haut niveau élevé. Quant aux capsules, elles établissent un lien entre l’efficacité de la stratégie et trois exemples concrets de projets de préservation numérique lancés avant la pandémie de COVID-19 et se poursuivant depuis presque sans heurts.
Capsules
Portant sur un enjeu précis de la préservation numérique, comme les problèmes liés au format des fichiers ou à la variété des médias, chaque capsule présente les outils et méthodes matériels, logiciels ou systémiques qu’utilise le SGDA. En outre, les capsules montrent comment le SGDA assure l’accessibilité du matériel numérique, notamment par l’intermédiaire de son cybercatalogue et de ses comptes de médias sociaux.
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Capsule 01 – Préservation des photos conçues en format numérique
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Capsule 02 – Préservation du matériel audiovisuel
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Capsule 03 – Préservation des collections de documents optiques
Pour obtenir des précisions sur les capsules, activez les hyperliens de la page World Digital Preservation Day (« journée mondiale de la préservation numérique ») du site Web du SGDA.
Outils flexibles de formation à la préservation numérique, les capsules peuvent être adaptées à leurs destinataires : étudiantes et étudiants; donatrices et donateurs potentiels de l’externe; et autres intervenantes et intervenants appartenant tant à l’Université qu’à la communauté élargie.
De création somme toute récente, le programme de préservation numérique du SGDA a l’avantage d’évoluer au rythme de la communauté internationale vouée à la préservation numérique. Par l’intermédiaire de la Journée mondiale de la préservation numérique et de diverses ressources en ligne, il offre des points d’accès aux projets du SGDA. Cela étant, les retombées durables de la préservation numérique à Concordia découlent aussi bien des mises à jour en matière de flux de travail et de procédure ou des solutions apportées sur le plan technique que de l’engagement des donatrices et donateurs, du processus décisionnel interpersonnel au quotidien ou du plaisir de collaborer à tous les paliers.
Le SGDA se réjouit de mettre en lumière ses méthodes de travail à l’occasion de la Journée mondiale de la préservation numérique 2020 et entend bien en offrir une perspective enrichie en 2021.
Bonne Journée mondiale de la préservation numérique!