Preservación digital: la comunidad profesional como base para su desarrollo

Gabriela Andaur Gómez es Profesora Asistente, Facultad de Economía y Negocios, Universidad Alberto Hurtado, Consejera, Comité Memoria del Mundo – Chile (UNESCO) y Archivera, Proyecto de Modernización, Archivo Nacional de Chile

[English version follows]

Desde hace algunos años hemos visto como dentro de la comunidad profesional latinoamericana ha comenzado a instalarse la preocupación sobre la preservación digital. Este discurso ha comenzado a permear, aunque lentamente, en las instituciones archivísticas locales y las comunidades vinculadas al patrimonio documental. No obstante, falta mucho para generar conciencia sobre la fragilidad de los documentos en el entorno digital, de tal manera de pasar desde la comprensión del problema al avance en su solución.

Uno de los mayores problemas que enfrentamos es la parálisis. Estamos aprendiendo que la preservación digital es una tarea gigantesca y sin fin, que requiere recursos constantes (y superiores a los que solemos tener), la aplicación de estándares técnicos diversos a los que no siempre tenemos acceso, además de competencias distintas a las que hemos estado adquiriendo en nuestros programas de formación archivística.  ¿Cómo preservaremos nuestros documentos electrónicos si no tenemos claro cómo ni dónde empezar? ¿dónde obtendremos los recursos necesarios? ¿cómo nos capacitaremos? La problemática es tan compleja que el miedo y la parálisis son las primeras reacciones, y acabamos por no hacer nada al respecto.

Una de las barreras para salir de la inacción es el poco acceso a información dentro de nuestra propia lengua. Podemos encontrar descripciones sobre el problema y los ámbitos de acción relacionados, pero cuando pasamos a las acciones que debemos realizar, la información disponible en español disminuye. Esto puede no ser un problema para los profesionales más especializados o para quienes trabajamos en instituciones con mayores recursos, pero éste es sólo un grupo dentro de la variedad de actores que participan de la creación, acceso y preservación del patrimonio documental digital.

Para apoyar el trabajo en nuestra región y evitar la pérdida de nuestro patrimonio documental digital, es importante que constituyamos una comunidad y espacios que nos permitan crecer y avanzar de manera conjunta. ¿Cómo hacerlo? Podemos comenzar por:

1. Difundir información ya existente en la comunidad internacional. Existen diversas fuentes de información que pueden ser de utilidad, sobre una gran diversidad de temas tales como estrategias de preservación, planificación, estándares, modelos de costos, almacenamiento, seguridad, metadatos, formatos y creación de capacidades, entre otros. ¿Conoces algún buen recurso en español? ¿Quizás puedes ayudar en la traducción de algún recurso que pueda ser servir a otros? Toda contribución será de utilidad.
2. Compartir información sobre nuestro trabajo en el campo de la preservación digital. Algunas instituciones están comenzando, otras avanzan de forma auspiciosa, existen experiencias fallidas, exitosas y otras a medio camino. Todas son relevantes, porque la preservación digital aún es un campo en desarrollo. Compartir y contrastar nuestros avances, estrategias, y aún los retrocesos, nos permite avanzar como conjunto, ver qué funciona y qué no, fortalecer nuestra base de conocimientos, nuestra práctica y conseguir mejores resultados.
3. Crear y participar en redes de trabajo. La preservación digital es compleja y falta mucho por descubrir aún, por lo que mientras más conectados estemos, más podremos avanzar. De hecho, existen muchas experiencias exitosas de cooperación interdisciplinaria e internacional que han permitido generar las bases sobre las que hoy trabajamos, desde el mundo académico, la creación de estándares, la definición de buenas prácticas y el desarrollo de infraestructuras compartidas, entre otras. Grupos de trabajo, de estudio, eventos presenciales o en línea, listas de interés, talleres, redes sociales u otros mecanismos pueden ser de ayuda para conectar con otros, ya sean aquellos que van liderando o quienes quieren comenzar y no saben cómo hacerlo.

La preservación digital nos ha obligado a repensar nuestra posición como profesionales de la información, reevaluar nuestras capacidades y el aporte que hacemos a nuestras organizaciones. Ya hemos descubierto que para avanzar necesitamos trabajar con otras disciplinas, porque la respuesta no está en un solo lugar ni campo del conocimiento. Ahora que ya lo sabemos, debemos superar la parálisis y avanzar hacia nuevas formas de colaboración, que nos permitan acortar brechas y participar activamente en la comunidad internacional. Debemos comenzar a trabajar como comunidad en una problemática que es tan grande y relevante, que no puede ni debe ser enfrentada de forma solitaria ni aislada.

Para comenzar, comparto algunos recursos en español que pueden conocerse abiertamente en la web:

• Asociación Iberoamericana de Preservación Digital (APREDIG)
• Red Iberoamericana de Preservación Digital de Archivos Sonoros y Audiovisuales (RIPDASA)
• Recomendación relativa a la preservación del patrimonio documental, comprendido el patrimonio digital, y el acceso al mismo (UNESCO)
• ISO/TC 46/SC 11. Preservación de Documentos Digitales. Guía cómo empezar
• Preservación Digital. Construye tu archivo personal (Universitat Oberta de Catalunya)
• Cómo preservar mi patrimonio digital personal (Juan Voutssas)
• Temas fundamentales de preservación digital (Archivo General de la Nación, México)
• Fundamentos de Preservación Digital a largo plazo (Archivo General de la Nación, Colombia)

Digital preservation: the professional community as the basis of its development

Gabriela Andaur Gómez is Assistant Professor, Faculty of Economics and Business at Alberto Hurtado University, Consultant for the Memory of the World Committee – Chile (UNESCO) and Archivist on the Modernisation Project at the National Archive of Chile 

Digital preservation is a complex area and, although there is a wealth of information on the subject, we cannot always access it or know where to start. Creating and strengthening our professional community is key.

For some years, we have seen how concerns have been growing around digital preservation within the Latin American professional community. This discourse has begun to permeate — albeit slowly — local archives and the communities that are concerned with documentary heritage. Nonetheless, there is a long way to go in terms of raising awareness of the fragility of documents in the digital environment, in a way that will take us from understanding the problem to moving towards the solution. 

One of the biggest problems we face is paralysis. We are learning that digital preservation is a gargantuan, never-ending task that requires constant resourcing (at a level above what we tend to have), the application of different technical standards to which we do not always have access, as well as different competencies to those being taught on our archival studies programmes.  How will we preserve our electronic documents if we are not even sure where to start? Where will we find the necessary resources? How will we be trained? The problem is so complex that fear and paralysis are the initial reactions, and we end up doing nothing.

One of the barriers to action is the lack of access to information in our own language. We can find descriptions of the problem and related areas of activity, but when it comes to the action that we have to take, the information available in Spanish peters out. This may not be a problem for more specialist professionals or for those of us who work in better-resourced institutions, but that is just one group among the variety of actors who work on the creation of, access to and preservation of digital documentary heritage.

To support the work in our region and avoid the loss of our digital documentary heritage, it is important that we create a community and spaces that will allow us to grow and progress in partnership. How can we do this? We could start by:

1. Disseminating information that is already available in the international community. There are various sources of information that could be of use, covering a wide variety of themes such as strategies on preservation, planning, standards, cost models, storage, security, metadata, formats and capacity building, to name but a few. Do you know any good resources in Spanish? Could you help with the translation of a resource that might be of use to others? Any contribution would be of use.
2. Sharing information on our work in the field of digital preservation. Some institutions are just beginning, others are progressing at a promising rate. There are failed experiences, success stories and others that are somewhere in the middle. All are relevant, because digital preservation is still a developing area. Sharing and contrasting our progress, strategies, and even our setbacks allows us to progress together, to see what works and what doesn’t, to strengthen our knowledge base and our practice, and to achieve better results.
3. Creating and participating in professional networks. Digital preservation is complex and there is still a lot of uncharted territory, so the more connected we are, the better progress we can make. In fact, there are several success stories of interdisciplinary, international cooperation that created the foundations on which we now work. This includes the academic world, the creation of standards, the definition of best practice and the development of shared infrastructures, among others. Working groups, study groups, events in person or online, listservs, workshops, social media and other mechanisms could be of help in connecting with other people, whether with those who are leading the way in the field, or with those who want to start but don’t know how.

Digital preservation has forced us to reconsider our position as information professionals, to re-evaluate our abilities and the contribution that we make to our organisations. We have already discovered that, to make progress, we need to work with other disciplines, because the answer doesn’t lie in a single place or field of knowledge. Now that we know this, we need to overcome our paralysis and move towards new forms of partnership, to bridge gaps and actively participate in the international community. We need to start working as a community on a problem that is of such size and significance that it could not (and should not) be tackled alone or in isolation. 

As a starting point, I am sharing some resources in Spanish that may be widely known on the internet:

• Asociación Iberoamericana de Preservación Digital (APREDIG) (Ibero-American Association for Digital Preservation): http://www.apredig.org/
• Red Iberoamericana de Preservación Digital de Archivos Sonoros y Audiovisuales (RIPDASA) (Ibero-American Network for the Digital Preservation of Sound and Audiovisual Archives): http://www.cyted.org/es/ripdasa
• Recommendations on preserving and accessing documentary heritage, including digital heritage (UNESCO): https://bit.ly/2qxFlul
• ISO/TC 46/SC 11. Preservación de Documentos Digitales. Guía cómo empezar: (Preservation of Digital Documents: A Guide to Getting Started) https://bit.ly/2P5fFiU
• Preservación Digital. Construye tu archivo personal (Digital preservation: Build your own personal archive) (Universitat Oberta de Catalunya): https://bit.ly/2MzwEbs
• Cómo preservar mi patrimonio digital personal (How to preserve my own personal digital heritage) (Juan Voutssas): https://bit.ly/2W07oy3
• Temas fundamentales de preservación digital (Fundamental issues in digital preservation) (Archivo General de la Nación, México): https://bit.ly/2BFjGTj
• Fundamentos de Preservación Digital a largo plazo (Essentials of Long-term Digital Preservation) (Archivo General de la Nación, Colombia): https://bit.ly/33O4eAc