Gabriela Andaur Gómez, Archivera del Archivo Electrónico del Archivo Nacional de Chile //
Gabriela Andaur Gómez, Archivist of the Electronic Archive of the National Archive of Chile
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Quienes trabajan en instituciones comprometidas con el patrimonio documental, saben que puede resultar desafiante transmitir la relevancia y urgencia de la preservación digital como área de desarrollo permanente. La complejidad del trabajo técnico y la necesaria inversión de recursos que implica, pueden ser difíciles de justificar cuando los resultados no son visibles de manera inmediata. Por el contrario, sabemos que el valor de la preservación digital se revela con particular fuerza en la medida en que transcurre el tiempo, mucho más allá de lo que el corto plazo nos permite anticipar.
No obstante, en ocasiones se presentan oportunidades que permiten evidenciar el valor e impacto de nuestro trabajo en plazos relativamente breves. Este es el escenario en el que se encuentra hoy el Archivo Electrónico del Archivo Nacional de Chile, que hoy asume la responsabilidad de preservar permanentemente el legado documental digital generado en el proceso de redacción de una nueva Constitución para el país.
El 4 de julio de 2021, se realizó en Santiago la primera sesión de la Convención Constitucional, órgano electo democráticamente que asume la trascendental misión de elaborar una propuesta de texto constitucional para Chile. Este proceso, acordado el 15 de noviembre de 2019 como respuesta a las demandas sociales manifestadas en Chile en el último tiempo, constituye un hito histórico, en tanto pretende reemplazar la Constitución de 1980 que, habiendo sido redactada en la dictadura de Pinochet, sigue rigiendo hasta el presente. A esto se suma el ser la primera Constitución en el mundo que será escrita por un órgano con paridad de género, con un notorio carácter ciudadano que también incorpora escaños reservados para pueblos originarios.
El Archivo Nacional de Chile, consciente de la relevancia de este proceso y del gran volumen documental que generará, ofreció tempranamente su colaboración a la Convención Constitucional, tanto para entregar soporte técnico en aspectos relevantes para la gestión de sus documentos, como para preservar digitalmente y ofrecer acceso virtual permanente a los documentos elaborados por la Convención, una vez que el órgano haya cesado sus funciones. Esta colaboración fue sancionada en un convenio celebrado en agosto de 2021, que sirve de sustento al trabajo que actualmente realiza el Archivo Nacional.
A tres meses de iniciadas las actividades de la Convención Constitucional, puede anticiparse la diversidad y valor de los documentos generados por este órgano. Por una parte, estos documentos son el resultado de las labores legislativas de la Convención, pero también de aquellas de tipo administrativas que son esenciales para su funcionamiento, representando la Convención desde una perspectiva completa. Otro elemento importante es que los documentos están creados por distintos actores, incluyendo a los órganos de gestión de la Convención, a las y los Convencionales Constituyentes y sus equipos, a organizaciones de la sociedad civil y a las personas que se vincularán con este proceso a través de mecanismos de participación ciudadana a lo largo de Chile. Finalmente, esta diversidad también se manifestará en la variedad de formatos y soportes de los documentos de tipo textual, gráfico, fotográfico y audiovisual de la Convención.
Desde el punto de vista del archivo y la preservación digital, esta diversidad se traduce en un desafío importante: la Convención tiene un tiempo de funcionamiento acotado y, una vez cumplido su plazo, se disolverá. Por este motivo, resulta crucial actuar ágilmente para asegurar la recolección y gestión de todos los documentos, tarea que recae en la Unidad de Gestión Documental y Archivo del organismo. A esto se suman las altas expectativas que existen sobre el proceso constituyente desde la ciudadanía, que dan un carácter urgente a la transferencia de estos documentos al Archivo Nacional, al procesamiento técnico que será necesario para su preservación y a la generación de mecanismos de acceso oportunos y efectivos a este corpus documental.
Para ello, el Archivo Nacional, a través de su unidad Archivo Electrónico, junto con estar disponible para apoyar a la Convención en ámbitos relativos a la gestión de sus documentos, está definiendo procesos y procedimientos para asegurar que los documentos de la Convención sean transferidos y preservados digitalmente de forma íntegra, manteniendo su autenticidad en el tiempo. Para ello, se está trabajando en la definición de los mecanismos de transferencia y en otros ámbitos, tales como la identificación de los metadatos necesarios para el acceso y preservación de los documentos, buscando que estos sean incorporados de forma temprana en su gestión. De esta manera, comienza a cobrar vida la máxima que establece que la preservación digital inicia en la creación de los documentos.
Pero, junto al desafío, vienen las oportunidades. En primer término, el Archivo Nacional se ve enfrentado a un proceso que, dadas sus características, exige una rápida actuación y flexibilidad en todo ámbito. Esta situación es de particular interés para el Archivo Electrónico, que trabaja por adaptarse a los requerimientos que exige una instancia de este tipo, sin descuidar la calidad del trabajo técnico necesario para cumplir el compromiso de preservación a largo plazo de estos documentos. Luego, representa una oportunidad única para mostrar, no solo la relevancia de la preservación digital, sino que también lo importante que es actuar de forma temprana para que esta preservación sea posible.
El compromiso que adquiere hoy el Archivo Nacional de Chile es preservar estos documentos permanentemente, poniendo sus capacidades al servicio de la Convención Constitucional, del proceso histórico que encabeza y de la ciudadanía. Al ofrecer acceso virtual y de calidad a estos documentos en el corto plazo, se espera que tanto la ciudadanía como las instituciones del Estado puedan comprender que el patrimonio documental se construye desde el presente y valorar el acto de preservarlo digitalmente como herramienta para la transparencia, rendición de cuentas y construcción de la memoria histórica de nuestro país, considerando toda su diversidad y riqueza.
Constitutional Memory: Digital preservation of the documentary heritage of the Constitutional Convention of Chile
We can rarely convey the relevance of digital preservation strongly enough. Today, Chile's National Archives is working to deliver this message by preserving the records generated by the Constitutional Convention.
Those who work in institutions committed to documentary heritage know that it can be challenging to convey the relevance and urgency of digital preservation as an area of permanent development. The complexity of the technical work and the necessary investment of resources can be difficult to justify when the results are not immediately visible. On the contrary, we know that the value of digital preservation is revealed more apparently as time passes, far beyond what the short term allows us to anticipate.
However, sometimes some opportunities allow us to demonstrate the value and impact of our work in relatively short periods of time. This is the scenario where the Electronic Archive of the National Archives of Chile finds itself today; that is, the Archives has assumed the responsibility of permanently preserving the digital documentary legacy generated in the process of drafting a new Constitution for Chile.
On 4 July 2021, the first session of the Constitutional Convention was held in Santiago. The Convention is a democratically elected body that assumes the transcendental mission of preparing a proposal for a constitutional text for Chile. This process, agreed on 15 November 2019 in response to the recent social demands expressed in Chile, constitutes a historic milestone, as it aims to replace the 1980 Constitution which was drafted in the Pinochet dictatorship and continues to govern to the present. Added to this is the fact that it is the first Constitution in the world that will be written by a body with gender parity, that also incorporates seats reserved for indigenous peoples.
Aware of the relevance of this process and the large volume of documents it will generate, the National Archive of Chile quickly offered its collaboration to the Constitutional Convention, both to provide technical support in aspects relevant to the management of records, and to digitally preserve and offer permanent virtual access to the documents generated by the Convention, once the body has ceased its functions. This collaboration was sanctioned in an agreement concluded in August 2021, which serves as a basis for the work currently carried out by the National Archives.
Three months after the start of the activities of the Constitutional Convention, the diversity and value of the documents generated by this body is becoming apparent. On the one hand, these documents are the result of the legislative work of the Convention, but they are also of an administrative nature that is essential for its functioning, representing the processes carried out by the Convention from a complete perspective. Another important element is that the records are created by different actors, including the management bodies of the Convention, the member of the Convention and their supporting teams, civil society organizations, as well as the people linked to this process through mechanisms of citizen participation throughout Chile. Finally, this diversity will also be manifested in the variety of formats and media of the textual, graphic, photographic and audiovisual records of the Convention.
From the point of view of the digital archiving and preservation, this diversity translates into a major challenge: the Convention has a limited operating time and, once its deadline has been met, it will be dissolved. For this reason, it is crucial to act quickly to ensure the collection and management of all records, a task that falls to the Records Management and Archives Unit of the agency. To this are added the high expectations about the constituent process in Chile, giving an urgent character to the transfer of these records to the National Archives, to the technical processing that will be necessary for their preservation and to the generation of timely and effective access mechanisms to this documentary corpus.
In supporting the Convention in areas relating to the management of its records, the National Archives, through its Electronic Archives unit, is defining processes and procedures to ensure that the documents of the Convention are transferred and digitally preserved in their entirety, retaining authenticity over time. To this end, work is being done on the definition of transfer mechanisms and in other areas, such as the identification of the metadata necessary for the access and preservation of records, ensuring that these are incorporated early in their management process. In this way, the maxim that establishes that digital preservation begins in the creation of records begins to come to life.
But, along with the challenge comes opportunity. In the first place, the National Archives is faced with a process that, given its characteristics, requires rapid action and flexibility in all areas. This situation is of particular interest to the Electronic Archives, which works to adapt itself to the requirements demanded by an instance of this type, without neglecting the quality of the technical work necessary to fulfill the commitment to long-term preservation of these records. Meanwhile, it represents a unique opportunity to show, not only the relevance of digital preservation, but also how important it is to act as early as possible to make this preservation possible.
The commitment that the National Archive of Chile takes on today is to preserve these records permanently, putting their capacities at the service of the Constitutional Convention; the historical process that it leads, and the people of Chile. By offering virtual and quality access to these documents in the short term, it is expected that both citizens and State institutions will understand that documentary heritage is built from the present and will value the act of preserving it digitally as a tool for transparency, accountability, and the construction of the historical memory of our country, considering all its diversity and richness.